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七天省成2小时!国网南平供电公司:RPA机器人 赋能流程管理数字化
2021-09-27 17:09
来源:中国能源网
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  高速费发票下载无误、油料费比对无误、车辆实时调度系统数据上传正确,员工自助报销系统费用报销填报无误,车辆五项费用数据统计报表数据无误,商旅差旅费报销完成自动记账、凭证打印完毕,往来账自动清账、账龄和经办人员等统计完毕……”以上是国网南平供电公司RPA机器人“小南瓜”发来的报告。 

  日前,随着南平供电公司及下辖的延平区、建阳区、邵武市、建瓯市、武夷山市、顺昌县、浦城县、光泽县、松溪县、政和县培训会结束,南平供电公司员工小助手机器人“小南瓜”正式上岗啦。 

  机器人“小南瓜”主要是通过记录员工在电脑界面上的操作行为,模拟人的方式自动执行一系列特定的工作流程,在特定流程节点代替传统人工操作和判断,从而将人工从繁琐的重复操作中解放出来,得以专注于更有价值的工作。她可以7*24小时工作,没有情绪,不会疲惫,可以减少错误,提高质量与速度,帮助企业提质增效。 

  南平供电公司围绕“建设具有中国特色国际领先的能源互联网企业”的战略目标,以公司管理数字化、智能化为路径,以“业财融合、数据应用,价值创造、职能转型”四条主线,利用机器人将RPA技术融入实际工作,打破“系统、流程、管控”三个壁垒,以期实现“业务流、数据流、价值流、风控流”融合贯通,推动公司提质增效和员工减负。 

  消除壁垒管控 提升管理效能 

  “原来我要花六七天才能完成的工作,现在只花2个小时就完成了,还可以生成这么多张统计表,以前用手工录入数据,我需要很长时间才能完成。”南平供电公司物业公司负责高速费的专责小唐非常惊喜。 

  南平供电公司综合服务中心管理车辆200多辆,车辆费用涉及过路过桥费、燃料费、维修费、年检费和保险费五大类九大明细费用,每月处理约数万条数据,以往花费大量时间录入,整理基础数据,并对车辆的日均损耗、油料资金占用等逐一进行分析,工作周期频率高、操作繁琐,易出错,增加了复核和校对时间和人工成本。 

  现在有机器人“小南瓜”帮忙,可以实现票据打印、内容识别、录入及汇总、统计、系统录入、影像上传等操作自动化,大大减少手工录入等重复性低价值的工作和差错的校核时间,优化了企业ERP中的流转环节。结合自动生成的单车五项费用季度、半年、年度统计表,对比上一年度资金使用进度,测算年度资金使用需求与日排程资金需求。打破车辆日常事务管理的“车辆实时调度管理系统”、“ERP系统”与费用相关联的“中石化加油卡网站”“高速公路不停车收费(ETC)系统”“票根网”等信息“瓶颈”与“数据鸿沟”,根据科学合理的规则,按日高速、准确提取车辆管理维度及财务管理维度数据信息,实现车辆五大费用日动态精准分析、精细管控。 

  以油料费内网报销自动化流程为例,油料费原始单据和数据处理自动化,机器人“小南瓜”会用OCR识别油料费PDF文件,解析提取数据,转换油品格式,计算不含税金额等操作,生成ERP计数表、加油记录导出表、明细打印表、预付款表、预付款余额表、月末余额表、账户查询报告等。同时,油料费报销填报自动化,机器人“小南瓜”会自动进入ERP中的员工自助报销系统,根据之前采集的数据,进行报销单的自助填报。原需要操作十数小时的工作,现在仅需十几分钟就能完成操作,并能保证数据的准确性。流程运行结束后,通过邮件发送给业务专责处理状态。 

  优化资源配置 促进职能转变 

  随着精益化管理不断推进,财务人员日常核算工作业务重复性操作多,核算量大且集中,需耗费财务人员大量的时间和精力,伴随财务人员结构性缺员情况逐渐凸显,繁琐的核算工作和财务人员转型升级矛盾凸显。 

  机器人“小南瓜”可以对目前日常核算业务进行梳理,选取日常核算量大,操作简易且重复性强的业务,按照预先设定的借贷方向和会计科目编制出每笔会计分录,自动提交处理。对于业务部门提交的报销材料,财务审核人员在业务流转到财务审核时进行重点把关,将报销单据打印、会计科目选取、会计分录录入的工作交由RPA统一处理,将人员从简单重复的手工录入及系统操作中解脱出来,解决结构性缺员的问题。 

  以商旅差旅费报销自动化流程为例,在设定时间自动登录员工自助报销系统、ERP系统、国网商旅平台进行业务处理,可以避免高峰期同时登录多个系统造成操作不稳定性,既提高准确率,也可以避免由于主观原因带来业务处理的滞后性。财务人员可以在企业迈向智能化的过程中,将精力深入企业业务的价值链,基于数据做出前瞻性的分析和预测,从后端被动地记录和分析历史到前端主动转变思维进行数据挖掘,真正做到财务职能的提升与转型。同时,平衡财务组织结构,培养面向未来的财务人才,更好地保障公司战略目标的发展、落地和推进。 

  智慧赋能显效 助力提质增效 

  据统计,目前南平供电公司综服中心、物业公司、财务部包括市公司及十个县公司有大约53个岗位专责在使用“小南瓜”。经过培训及宣贯,使用“小南瓜”的专责人数在逐月增加,使用频次在逐月上升,使用成效显著。 

  在不同的应用上,“小南瓜”使用前与使用后,速度提升了5至24倍。因为不需要人员手工录入,减少人为因素的错误,所有统计数据来源于基础凭证的数据,达到100%的准确率,也大大地减轻了排查错误的时间与精力。就以商旅报销为例,机器人“小南瓜”每8秒处理一笔报销单,并凭借7*24小时的工作效能,月处理量达到10000+。因为RPA机器人“小南瓜”是一个工具,无需对系统进行改造,所以部署周期快,另外对于数据的抓取、数据的应用,可以定期出各种不同维度的数据分析报表,对于企业的内控管理有很大的帮助。 

  今年,南平供电公司在全省率先全区一体化实现RPA机器人多业务场景自动化应用,自6月起对往来账清账、应付账款汇总、商旅费报销、商旅费凭证传递、工程核算、资金日排程流程监控6项业务流程和车辆5项费用开展RPA机器人自动化开发试点应用,通过两个多月的研发和试运行,已完成全区11家单位配置和自动化应用,通过RPA机器人6项业务流程全区一体化自动化应用,业务流程由原来11个缩减至7个,流程压缩率36.36%,6项业务单项业务合计时长由原来21.5小时缩减至11.44小时,效率提升53.21%。同时全省率先应用OCR技术,自动识别发票供应商信息,与付款单位进行校核,给资金支付加把锁,提升风险防控能力。 


 

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